Diktamen tarjoaa sosiaalihuollon asiakaskirjauksiin kokonaisratkaisua, johon sisältyy mobiililaitteella ja tietokoneella käytettävä sanelunhallintajärjestelmä. Rakenteiset asiakaskirjaukset on mahdollista tehdä alle viidessä (5) minuutissa sanelemalla, joka lyhentää sote-ammattilaisten asiakaskohtaista ajankäyttöä keskimäärin 25 minuuttia. Ajansäästö parantaa organisaation tehokkuutta, tarjoaa helpotusta resurssipulaan, lyhentää asiakasjonoja sekä varmistaa asiakaskirjausten ajantasaisuuden.

Kokonaisratkaisu sisältää Diktamenin tarjoaman tekstinkäsittelypalvelun, jonka avulla ammattilaisen tuottamat sanelut puretaan ja kirjataan asiakastietojärjestelmään annetun ohjeistuksen mukaisesti.

– Tekstinkäsittelijämme kirjaavat tiedot asiakastietojärjestelmään, annettujen ohjeiden mukaisesti, sovituissa toimitusviiveissä ja sovittuina palveluaikoina. Tekstinkäsittelijämme tekevät samalla tarvittavien lomakkeiden ja lausuntojen täytöt, kaiken mikä on digitaalisesti tehtävissä asiakastietojärjestelmään, jonka jälkeen loppukäyttäjä vain hyväksyy tehdyt kirjaukset tai tekee tarvittavia lisäyksiä ennen niiden hyväksymistä, Diktamenin myynnistä ja asiakkuuksista vastaava Antti Leskinen kertoo.

Toinen tarjolla oleva ammattilaisen aikaa säästävä vaihtoehto on puheentunnistus, joka soveltuu tietynlaisten tekstien kirjaamiseen. Tässä mallissa käyttäjä voi tehdä kirjaukset puheentunnistuksella reaaliaikaisesti asiakastietojärjestelmään.

– Puheentunnistuspalvelussa mahdolliset puheentunnistuksen tuottamat virheet käyttäjän tulee kuitenkin korjata itse sekä tehdä rakenteinen kirjaaminen lomakepohjille manuaalisesti. Tämä malli vie 3–4 kertaa enemmän aikaa kuin aiemmin kuvattu saneluun pohjautuva ja tekstinkäsittelypalvelullamme varustettu sanelunhallintajärjestelmä.

Leskisen mukaan ylivoimaisesti suositumpi malli on saneluun- ja tekstinkäsittelypalveluun pohjautuva kokonaisratkaisu, koska sen käyttö asiakasdokumentointiin vie loppukäyttäjän näkökulmasta merkittävästi vähemmän aikaa, kuin puheentunnistusvaihtoehdon käyttö. Diktamen tarjoaa molempia vaihtoehtoja ja palvelutarjonta mahdollistaa molempien vaihtoehtojen käyttämisen rinnakkain asiakkaan loppukäyttäjien tarpeiden ja käyttökohteen mukaan.

Täsmälliset kirjaukset ilman turhia viiveitä

Diktamenin saneluhallintajärjestelmän käyttö on yksinkertaista ja sen avustamana voidaan kirjata esim. pitkät asiakaskirjaukset:

– Käyttötapa on ihan sama loppukäyttäjälle, käyttipä hän meidän mobiilisovellusta tai tietokoneen sovellusta. Järjestelmään kirjaudutaan käyttäjätunnus/salasana -parilla ja mobiilisovellukseen voidaan kirjautua myös omalla henkilökohtaisella pin-koodilla. Diktamen voidaan liittää myös Windows-kertakirjautumiseen tietokoneella, jolloin Diktamen-sovellukseen ei tarvitse kirjautua erikseen.

Leskinen mainitsee, että tehdyn sanelun jälkeen Diktamen-sanelusovelluksesta painetaan lähetä-nappia, jolloin se tallentuu automaattisesti tekstinkäsittelijöiden sanelunpurkujonoon.

– Sanelut puretaan meillä kiireellisyysluokituksen mukaisesti: erittäin kiireellinen, kiireellinen ja normaali sanelu. Asiakkaan kanssa sovitaan erikseen kunkin kiireellisyysluokituksen viiveet eli SLA-tasot tarpeen mukaan. Erittäin kiireelliset sanelut puretaan esim. 30 minuutin sisällä, kiireelliset kahden tunnin sisällä ja normaalit tyypillisesti 24–48 tunnin sisällä sanelun tallennuksesta. Asiakkaiden erilaista tarpeista johtuen, asiakkaille voidaan tehdä sanelunpurkuja myös viikonloppuisin.

Palvelun hinnoittelu on suoritepohjaista

– Palvelu hinnoitellaan purettujen merkkien mukaan. Laskutamme asiakasta vain tehdystä työstä, eli puretun merkkimäärän mukaan, josta syntyy palvelun tekstinkäsittelykustannus. Lisäksi itse järjestelmästä laskutetaan kiinteää hintaa, joka pitää sisällään sen käyttöönoton, ylläpidon sekä tukipalvelut, Leskinen toteaa.

Palvelun kustannuksia on mahdollista seurata Diktamenin kattavan raportointityökalun avulla sekä reaaliaikaisesti että historiadatan pohjalta. Tietoja voidaan tarkastella kronologisesti, käyttäjäkohtaisesti, ryhmittäin, osastoittain tai kustannuspaikoittain, riippuen kuinka palvelun asetukset on määritelty.

Merkittävää ajansäästöä

– Olemme haastatelleet loppukäyttäjiä, eli sosiaalityöntekijöitä ja -ohjaajia sekä muita sosiaalialan ammattilaisia. Tulosten valossa, käsin kirjaaminen vie aikaa asiakaskohtaisesti keskimäärin 30–45 minuuttia. Sanelulla siihen on meidän järjestelmän tilastojen mukaan mennyt keskimäärin vain 4–4,5 minuuttia, Leskinen kertoo.

Enemmän aikaa tuottavaan asiakastyöhön

– Palvelumme ansiosta kuukausipalkkainen sote-ammattilainen pystyy hoitamaan enemmän asiakkaidensa asioita, sen sijaan, että käyttäisi suuren osan työajastaan tekstinkäsittelyyn ja rakenteisiin kirjauksiin. Samalla tämä tuo helpotusta henkilöstövajaukseen. Jos aiemmin yhteen asiakaskirjaukseen on mennyt vaikkapa 30 minuuttia ja jatkossa menisikin vain 5 minuuttia, puhutaan 25 minuutin asiakaskohtaisesta ajansäästöstä. Saavutettavat säästöt henkilötyöpäivissä ja -vuosissa mitattuna ovat todella merkittäviä.

Leskinen kertoo, että Diktamen ratkaisut ovat käytössä sote-alalla jo 15 hyvinvointialueella. Sosiaalihuollossa Diktamen on käytössä jo kolmella hyvinvointialueella ja sen lisäksi yrityksellä on useita sopimuksia eri hyvinvointialueiden kanssa, että palvelun käyttöä voidaan tarvittaessa laajentaa sosiaalihuoltoon.

Järjestelmään voi tutustua pilottijakson kautta

Diktamen järjestää asiakkailleen pilottijaksoja, joiden kestoksi suositellaan vähintään muutamaa kuukautta, mutta puolen vuoden jaksolla päästään jo varmuudella näkemään mallin todelliset hyödyt.

– Puolessa vuodessa nähdään jo selvästi, millainen tämän mallin vaikutus on sote-ammattilaisen henkilökohtaiseen työhön ja ajankäyttöön.

Kirjaukset ehtii nyt tekemään myös asiakaskäyntien välissä

Jos sosiaalialan ammattilaisella on useita tapaamisia ja asiakaskäyntejä saman päivän aikana, kirjausta ei välttämättä ehdi tekemään jokaisen asiakkaan jälkeen, mikäli kirjaus on tehtävä käsin. Diktamen-sanelu mahdollistaa, että kirjauksen ehtii tekemään vaikka asiakaskäyntien välissä.

– Mobiilisovelluksen kautta kirjaukset voidaan tehdä asiakaskäynnin yhteydessä tai välittömästi sen jälkeen. Diktamen-palvelu mahdollistaa, että parhaassa tapauksessa vain muutaman minuutin sanelulla kirjaus voi olla purettuna asiakastietojärjestelmässä, kun sosiaalityöntekijä palaa takaisin toimipisteelleen.

Vähemmän kuormittavaa päätetyöskentelyä – enemmän tuottavaa työtä

Diktamenin käyttöön liittyy myös työhyvinvointinäkökulma: sen sijaan, että sote-työntekijä käyttää paljon aikaansa asiakaskirjausten tekoon tietokoneella, sanelun avulla kirjaukset syntyvät nopeasti, jolloin päätetyöskentelystä usein aiheutuvat niska- ja hartiajumitkin voivat vähentyä. Sanelemalla kirjaukset on mahdollista ehtiä tekemään lyhyessä ajassa työpäivän aikana, jolloin sosiaalialan ammattilaisen ei tarvitse miettiä, milloin kirjauksen ehtii tekemään käsin kirjoittaen ja asiakaskirjaukset eivät jonoudu tai viivästy.

Diktamenin kautta sosiaalihuollon ammattilainen voi myös varmistua siitä, että kirjaukset tulevat tehtyä aina sovituissa viiveissä.

– Diktamenin-palvelun tärkeimpänä tehtävänä on sosiaalihuollossa maksimoida sosiaalialan ammattilaisten asiakastyöhön käytettävä aika – työhön, johon heidät on koulutettu ja jota kukaan muu ei heidän puolestaan voi tehdä. Asiakaskirjaukset voi kuitenkin tehdä toinen henkilö, kunhan hänellä on tarvittava ohjeistus tehdä asiat sovitulla tavalla, Leskinen perustelee loppuun.

Diktamenilla on yli vuosikymmenen kokemus potilas- ja asiakaskirjauksista

Jo vuodesta 2007 lähtien Diktamen on toimittanut potilas- ja asiakaskirjausten nopeuttamiseen tietojärjestelmäratkaisua sekä tekstinkäsittelyn kokonaispalvelua terveydenhuollon ja sosiaalihuollon yksiköille. Tehokkailla teknologioilla sekä alan parhaiden tekstinkäsittelijöiden avulla Diktamen voi ylpeästi todeta olevansa Suomen johtava asiakas- ja potilasdokumentoinnin ratkaisutoimittaja.

Diktamenin palveluita hyödynnetään myös sote-alan ulkopuolella. Toimialat, kuten juridiikka, hyötyvät yrityksen palveluista. Yritys toimii myös Isossa-Britanniassa, jossa Diktamen-ratkaisut vastaavat asianajotoimistojen dokumentointitehtävien kirjaustarpeisiin.

info.diktamen.com