Tämä artikkeli on Yritysmaailman vieraskynäkirjoitus, jossa Niittyla & Kanto Oy:n perustaja ja osakas Alex Kanto kertoo käytännön kokemuksia tekoälyn hyödyntämisestä uusasiakashankinnassa.

Teollisuuden ja rakentamisen yrityksessä tekoälyn ensimmäinen hyöty voi löytyä myynnin valmistelusta. Kun mahdollisten asiakkaiden tilanteiden selvittäminen vie vähemmän aikaa, yrittäjä ehtii avata keskusteluja myös nykyisen asiakaspiirin ulkopuolella.

Monessa konepajassa, teknisessä suunnittelutoimistossa tai rakennusalan palveluyrityksessä töitä on tullut vuosia tutuilta asiakkailta ja suosittelujen kautta. Se kertoo luottamuksesta ja hyvin tehdystä työstä. Järjestelmällistä uusasiakashankintaa ei ole välttämättä tarvittu.

Tilanne voi muuttua, kun pitkäaikainen asiakas vähentää tilauksiaan, markkinatilanne muuttuu tai yritys haluaa kasvaa. Uusien asiakkaiden etsiminen pitäisi aloittaa samalla, kun yrittäjä vastaa käynnissä olevista töistä, tarjouksista ja henkilöstöstä. Ensimmäiseksi jää helposti tekemättä juuri taustatyö: kenelle palvelu sopisi ja keneen kannattaisi ottaa yhteyttä.

Olemme auttaneet teknisiä palveluyrityksiä sekä teollisuuden ja rakentamisen toimijoita uusasiakashankinnassa. Omassa työssäni olen nähnyt, että tekoälystä voi olla paljon hyötyä juuri tällaisessa tilanteessa. Yrityksellä on jo näyttöä osaamisestaan ja kokemusta hyvistä asiakkaista. Tekoäly auttaa käyttämään tätä tietoa uusien keskustelujen valmisteluun ja avaamiseen.

Hyvän asiakkaan tuntomerkit löytyvät omasta kokemuksesta

Ennen työkalun avaamista kannattaa miettiä, mitkä nykyiset asiakkaat ovat yritykselle sopivimpia. Millaisia töitä niille tehdään? Missä ne toimivat? Kuinka suuri toimeksianto omalla porukalla pystytään hoitamaan? Yhtä tärkeää on tunnistaa työt, joita ei kannata tavoitella.

Teollisuuden huoltopalveluja tarjoava yritys voisi esimerkiksi etsiä lähialueen tuotantolaitoksia, joiden laitteistoihin sillä on osaamista. Kaikki teollisuusyritykset eivät silloin ole yhtä hyviä asiakasehdokkaita.

Kun rajaus on selvä, julkisia verkkolähteitä käyttävä tekoälytyökalu voi auttaa käymään läpi yritysten sivuja ja kokoamaan olennaiset tiedot. Siltä voi pyytää lyhyen yhteenvedon toiminnasta, perustelun mahdolliselle sopivuudelle ja linkit lähteisiin. Puuttuvat tiedot pitää jättää näkyviin, jotta tekoälyn sujuva teksti ei peitä arvailua.

Tekoälyltä kannattaa siis pyytää perusteltuja ehdotuksia. Yrittäjä tai myyjä arvioi itse, vastaavatko ne yrityksen osaamista ja käytettävissä olevaa kapasiteettia.

Ensimmäinen yhteydenotto tarvitsee hyvän syyn

Sopivan yrityksen löytyminen ei vielä kerro, tarvitseeko se juuri nyt uutta toimittajaa. Seuraava tehtävä on selvittää, mistä keskustelu voisi luontevasti alkaa.

Jos tuotantoyritys kertoo verkkosivuillaan uudesta toimipaikasta, huoltopalvelujen tarjoaja voi kysyä, miten kohteen kunnossapito järjestetään. Rakennusalan suunnittelutoimisto puolestaan voi valmistautua keskusteluun perehtymällä urakoitsijan toteuttamiin hankkeisiin. Tekoäly auttaa kokoamaan taustan ja muotoilemaan kysymyksen.

Uutinen uudesta toimipaikasta ei kuitenkaan tarkoita, että yrityksellä olisi ongelma tai tarve vaihtaa kumppania. Hyvä yhteydenotto kertoo lyhyesti, miksi aihe voisi kiinnostaa vastaanottajaa, ja antaa hänelle tilaa kertoa tilanteestaan.

Teknisillä aloilla väärä oletus huomataan nopeasti. Siksi yhteydenoton lähtötiedot ja lupaukset kannattaa tarkistaa ennen lähetystä. Myös oma asiantuntemus pitää saada kuuluville: viestin on kuvattava ymmärrettävästi, mitä yritys osaa ja millaisissa töissä siitä voisi olla hyötyä. Viestistä ei kuitenkaan pidä tehdä pelkkää mainoskirjettä. Pääpainon tulisi pysyä mahdollisessa asiakkaassa ja hänen tilanteessaan.

Sama apu sopii tarjouksiin ja raportteihin

Myynnin taustatyö on vain yksi käyttökohde. Asentamisen, valmistamisen ja työmaatyön ympärillä on paljon toimistotyötä, kirjoittamista ja tiedon kokoamista, joita tekoäly voi helpottaa.

Tarjouspyynnöstä voi tehdä yhteenvedon ja listan avoimista kysymyksistä. Omista työmuistiinpanoista voi valmistella asiakkaalle selkeän raporttiluonnoksen. Pitkästä sähköpostiketjusta voi koota sovitut asiat ja seuraavat tehtävät. Ulkomaisen asiakkaan kanssa työkalu voi auttaa viestin kääntämisessä.

Teknisen sisällön, hinnan ja toimitusehtojen tarkistus kuuluu edelleen työn tuntevalle ammattilaiselle. Hän myös hyväksyy asiakkaalle lähtevän materiaalin. Hyöty syntyy siitä, että ensimmäisen luonnoksen ja tiedon järjestämisen saa tehtyä nopeammin ilman ihmisen ponnisteluita.

Aloita yhdestä toistuvasta tehtävästä

Ensimmäiseksi kokeiluksi riittää yksi työvaihe, joka toistuu viikoittain. Se voi olla kymmenen mahdollisen asiakkaan taustojen selvittäminen tai tarjouspyynnön jäsentely. Kirjaa, paljonko työ vie nyt aikaa, ja kokeile samaa tehtävää tekoälyn avulla. Laske mukaan myös tarkistamiseen ja korjaamiseen kulunut aika.

Anna työkalulle selkeä ohje: mitä sen pitää tehdä, mitä tietoja se saa käyttää ja missä muodossa haluat vastauksen. Sopikaa myös yrityksessä, millaista aineistoa valittuun työkaluun saa syöttää. Asiakkaiden luottamuksellisia tietoja ei pidä siirtää palveluun selvittämättä, miten niitä käsitellään.

Myynnissä ajansäästö kannattaa käyttää oikeiden ihmisten tavoittamiseen ja sovittuihin yhteydenottoihin palaamiseen. Seuraa, syntyykö työn tuloksena keskusteluja sopivien asiakkaiden kanssa ja etenevätkö ne toimeksiannoiksi.

Vakiintunut asiakaskunta antaa hyvän pohjan. Kun uusien mahdollisuuksien etsimiselle varataan pieni, säännöllinen paikka työviikossa, seuraavan asiakkaan löytämistä ei tarvitse aloittaa vasta tilauskannan hiljentyessä.

Alex Kanto on Niittyla&Kanto Oy:n toinen perustaja ja osakas. Hän työskentelee yritysten välisen myynnin, uusasiakashankinnan ja myyntitapaamisten sopimisen parissa Suomessa ja kansainvälisesti. Hänen työssään tekoäly tukee kohdeyritysten tutkimista ja yhteydenottojen valmistelua.

www.niittylakanto.fi