Sertifiointi kehittää ja ylläpitää yrityksen prosesseja
09.11.2020 | Teollisuus
DQS Finland auditoi sekä sertifioi yritysten toimintoja ja prosesseja. DQS Finland on ollut mukana kaivosvastuujärjestelmän koulutuksissa siitä asti, kun järjestelmää on otettu käyttöön Suomessa. Kaivosteollisuuden arviointeihin liittyvää tietotaitoa yrityksestä löytyy runsaasti. Sertifiointitarpeissa kannattaa kääntyä akkreditoidun sertifioijan puoleen.DQS Finland Oy on aidosti kansainvälinen toimijaDQS Finland Oy on toiminut Suomessa reilut kahdeksan vuotta, vaikkakin DQS on sertifioijana vanha. DQS on saanut ensimmäisenä saksalaisena toimijana akkreditoinnin Saksassa jo vuonna 1985 ja on nykyisin Saksan markkinajohtaja.Haastattelimme artikkelia varten DQS Finlandin markkinointijohtaja Markku Siivosta, joka on toiminut johtamisjärjestelmien pääarvioijana vuodesta 1997. Siivosen aiempi työkokemus koostuu kaivannaisteollisuuteen liittyvistä geologin tehtävistä.– DQS saapui Suomeen vuonna 2012, kun organisaatio muutti strategiaansa. Palvelun korkean laadun varmistamiseksi haluttiin, että auditoijat ovat oman organisaation toimijoita, jolloin asiakkaan kokema palvelutaso voidaan paremmin taata. Olemme DQS:n historiassa toimisto numero 75 ja näitä toimistoja on yhteensä 80 ympäri maailman. Olemme aidosti kansainvälinen toimija, sillä olemme läsnä 130 maassa, Siivonen kertoo.Asiakkaan toiveiden mukainen auditointiryhmä– Auditointiryhmän kokoonpano voidaan sopia asiakkaan toiveiden mukaan niin, että toimialan osaaminen, kielitaito ja myös matkustuskustannukset saadaan optimoitua. Organisaation omalla kielellä tehtävä auditointi on vaatimus akkreditoijan taholta, joten se on otettava aina huomioon auditointeja suunniteltaessa. Kansainvälisissä organisaatioissa yrityksen virallinen kieli on usein englanti, joten DQS Finlandin arvioijat täyttävät vaatimukset tältäkin osin, Siivonen toteaa.Suuri osa DQS Finland Oy:n liikevaihdosta tulee kaivosteollisuudelle tarjottavista palveluista sekä siellä tehtävistä auditoinneista. Kaivosteollisuudessa käytetään laajasti kolmea ns. perinteistä arviointikriteeriä; ISO 9001 laadunhallinta-, ISO 14001 ympäristö- sekä ISO 45001 työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmästandardia. Lisäksi yhtiöllä on erittäin hyvät valmiudet toimia kaivosvastuujärjestelmän viidennen tason edellyttämänä ulkoisena, riippumattomana auditoijana.Mukana kaivosvastuujärjestelmän kehittämisessä– Kun kaivosvastuujärjestelmää on ajettu läpi kaivannaisteollisuudelle, olemme olleet hyvin systemaattisesti mukana samoissa koulutustilaisuuksissa kaivosyhtiöiden kanssa. Tulemme edelleen kehittämään auditointeihin tarvittavaa resurssia, Siivonen kertoo.Yritykset tekevät tällä hetkellä Siivosen mukaan kaivosvastuujärjestelmää arviointikriteeri kerrallaan, joita on yhteensä kahdeksan erillistä elementtiä.– Yritykset ottavat järjestelmää käyttöön ja luovat dokumentteja sekä varmistavat että vaatimukset täyttyvät. Yksi ajatus on, että kaivosvastuujärjestelmän arviointikriteerejä yhdistettäisiin vähitellen sellaisten toimijoiden auditointeihin, joilla on jo olemassa toiminnan kattavat ISO -sertifikaatit. Tällainen kriteeri kerrallaan etenevä auditointi sopii myös meille erittäin hyvin.Vapaaehtoista laadunhallintaa, jota myös sidosryhmät saattavat edellyttääSertifiointi on Siivosen mukaan täysin vapaaehtoista, kuten kaivosvastuujärjestelmäkin, joka tulee Kaivannaisteollisuusyhdistykseltä suosituksena.– Yleisesti ottaen yrityksen harkitessa kolmannen osapuolen sertifioinnin hankkimista, on motivaatiotekijöitä kaksi. Ensinnäkin organisaation asiakas voi määritellä sertifioinnin osaksi sopimusehtoja eli tuotteita ja palveluita ostetaan vain sellaisilta organisaatioilta, joilla on sertifioitu johtamisjärjestelmä.Siivonen kertoo, että moni iso organisaatio vaatii, että kaikkien periteisten standardien määrittelemien osa-alueiden on oltava kunnossa, mikäli yritys aikoo tehdä yhteistyötä heidän kanssaan.– Valveutuneet isot organisaatiot, jotka ostavat palveluita pienemmiltä toimijoilta, vaativat tyypillisesti systemaattista johtamista. Standardit asettavat kansainvälisen vaatimustason sille, että organisaation voidaan luottaa hoitavan asiat vähintäänkin minimitason vaatimusten mukaisesti.– Toinen motivaatiotekijä organisaation sertifioitumiselle on oma halu kehittyä systemaattisesti valittujen arviointikriteerien mukaan. Tällöin auditoinnille asetetaan vielä edellistäkin kovemmat vaatimukset asiakasorganisaatiomme taholta, koska auditoijan on kyettävä tuomaan kehitysehdotuksia juuri siihen toimintaan liittyen, jolla yritys toimii. Tällainen sisäinen kehittymisen halu on usein palkitsevaa myös auditoijan kannalta, koska kehittäminen vaatii yhteistä ymmärrystä toiminnan nykytilasta ja myös suunnasta, johon organisaatiota pyritään viemään.Akkreditoitu sertifikaatti takaa sen yhteismitallisuuden– Sertifioijaa kohtaan ei ole suoranaisia lakisääteisiä vaatimuksia, eli periaatteessa kuka tahansa voi perustaa sertifiointiorganisaation ja myöntää sertifikaatteja. Kun puhutaan luotettavasta auditoinnista ja sen seurauksena myönnettävästä sertifikaatista, astuu kuvaan vaatimus akkreditoinnista, joka on viranomaishyväksyntä. Akkreditoitujen ja ei-akkreditoitujen sertifikaattien välillä ero on merkittävä. Akkreditointi takaa sen, että sertifiointi on yhteismitallista, joka tarkoittaa sitä, että auditoinnissa sovelletaan keskenään samanlaisia pelisääntöjä sekä arviointien sisällön että niihin käytettävän ajan osalta, Siivonen painottaa.Sertifiointi aiempaa kevyempi prosessi– Tänä päivänä dokumentaatiovaatimukset ovat keventyneet 90-luvun alkupuolen tilanteeseen verrattuna, jolloin sertifioinnin hakuprosessiin tarvittiin paljon erilaisia työ- ja menettelyohjeita. Tänä päivän sertifiointi lähtee siitä, että organisaatio tunnistaa oman liiketoimintaympäristönsä ja sen asettamat vaatimukset sekä luo omat tavoitetasonsa sidosryhmien vaatimuksiin nähden. Organisaatio lähtee johtamaan toimintaa, asettaa itselleen tavoitteita ja korjaa toimintaansa, mikäli tavoitteiden saavuttamisessa ei onnistuta, Siivonen listaa.Uutena vaatimuksena edellä esitettyihin kolmeen perinteisiin standardiin on tuotu riskiperusteinen ajattelu, jolla pyritään tunnistamaan tavoitteiden saavuttamiseen liittyvät uhat.– Dokumentaatiovaatimusta vähentämällä ja lisäämällä liiketoimintaympäristön ymmärtämiseen liittyviä elementtejä standardien asettamiin vaatimuksiin, on saavutettu kriteeristö, joka vastaa paremmin käytännön johtamistyön vaatimuksia. Näin standardit tukevat paremmin yritysten omia tarkoitusperiä.– Edellä mainitut kolme perinteistä standardia noudattavat nykyään samaa yhteistä rakennetta, joten päällekkäistä byrokratiaa on nyt mahdollisimman vähän. Muutos kohti pienempää byrokratiaa alkoi standardien uudistuksesta vuonna 2015, joten nyt alkavat kaikki järjestelmät olla hyvin integroituja johtamisen näkökulmasta, Siivonen toteaa.Sertifioijalla on väliä– Haluaisin korostaa sertifioinnin luotettavuuden merkitystä. Ei ole ihan sama keneltä sertifiointipalvelut ostaa. On tärkeää varmistaa, että sertifioijalla on toimialaosaamista sekä riittävä pätevyys tehdä sertifiointia. Toimijalla on tärkeää olla akkreditointi, että palvelu pysyy sellaisella tasolla, että tehdyn työn laatuun voi luottaa. Erityisesti, mikäli yritys toimii kansainvälisillä markkinoilla, on hyvä, että heidän valitsemansa sertifioija on myös kansainvälisesti aktiivinen ja että tämän sertifikaatit tunnustetaan laajasti.Siivonen korostaa sertifioinnin olevan luottamusliiketoimintaa, joten kun palvelua ostetaan, on tärkeää miettiä, mihin toimijaan voidaan luottaa.www.dqs.fiArtikkeli on julkaistu Teollisuusuutiset-lehdessä 4/2020.
Haluatko oman yrityksen esille tähän?