Rego HSEQ-järjestelmä tarjoaa kokonaisvaltaisen ratkaisun laadun-, riskien- ja pätevyyksien hallintaan sekä osaamisen testaukseen. Rego yhdistää laatu- ja turvallisuusvaatimusten mukaiset toiminnot kokonaisuudeksi, jonka avulla arvioinnista, kehittämisestä ja seurannasta tulee käytännönläheistä ja tehokasta. Rego on suunniteltu koko henkilöstön käyttöön, ei ainoastaan esimiehille tai prosessivastaaville.

Rego HSEQ on SaaS-palvelu, joka pitää sisällään työkalut organisaatioiden turvallisuusjohtamiseen sekä osaamisen ja pätevyyksien hallintaan. Rego HSEQ:n käyttäjäorganisaatio voi päättää mitkä palvelumoduulit tämä haluaa ottaa käyttöön. Tarjolla on erilliset osiot laadunhallintaan, riskienhallintaan, turvallisuushavainnointiin sekä laatu- ja turvallisuuskriittisen osaamisen hallintaan.

Laadunhallintaan rakennetulla Rego-moduulilla tuetaan yrityksen laadunhallinnan sisäisiä prosesseja, joihin kuuluvat erilaiset laatujärjestelmät, sertifikaatit sekä sisäiset auditoinnit.

Moduuli tukee yrityksen laadunhallinnan toimintaa ja johdon katselmuksia, joten havaintojen tekeminen on aiempaa täsmällisempää.

Toinen Rego-moduuli liittyy kokonaisvaltaiseen riskien hallintaan. Sen kautta saadaan näkymät lähimenneisyyteen sekä nykyiseen toimintaympäristöön. Työkalu mahdollistaa yrityksen toimintakyvyn säilyttämisen myös toimintaympäristön ei-haluttujen asioiden aktivoituessa.

Rego HSEQ:n kautta riskienhallinnan palvelut saadaan eri toiminnan tasoille. Riskien hallinnassa voidaan mennä esim. johtoryhmätasolle, jolloin arvioidaan strategisia, operatiivisia sekä henkilöstöön ja toimintaympäristöön liittyviä riskejä. Tällaisia voisivat olla esim. Ukrainan sodan eskaloituminen, toinen pandemia tai iso lakkoaalto.

Toisaalta samalla järjestelmällä voidaan hallinnoida mm. yrityksen eri yksiköissä tehtäviä turvallisuuskävelyitä, koneisiin ja laitteisiin liittyviä riskejä, palotarkastuksia, turvallisuus- ja pelastussuunnitelmia.

– Järjestelmämme kattaa kokonaisvaltaista riskienhallintaa ja tarjoaa näkymän siihen, että organisaatiossa ja toiminnassa on olemassa eri tasoisia riskejä, mutta tätä kautta ne ovat kuitenkin kontrollissa, Qreformin toimitusjohtaja Timo Raaska toteaa.

Raaska mainitsee, että ennakoivassa riskienhallinnassa pyritään arvioimaan mahdollisesti pieleen meneviä asioita sekä pohtimaan niihin varautumista.

Reaktiivista turvallisuushavainnointia

– Yksi järjestelmän tärkeistä ominaisuuksista liittyy raportointiin, kun puhutaan turvallisuushavainnoista, työtapaturmien ilmoittamisesta sekä positiivisten havaintojen tekemisestä. Järjestelmämme mahdollistaa erilaisten toimintaan vaikuttavien tapahtumien raportoinnin läpi organisaatiokentän, mukaan lukien yrityksen sidosryhmät.

Kun järjestelmään tulee ilmoitus havainnosta, se ohjaa tiedon juuri oikeaan osoitteeseen ja pitää huolen, että tarvittavat toimenpiteet tulevat suoritettua. Puhutaan reaktiivisesta riskienhallinnasta. Esim. puuttuvasta kaiteesta tehdään ilmoitus järjestelmään ja se korjataan heti ensi tilassa. Turvallisuus- ja laatuhavainnointi voidaan toteuttaa saman järjestelmän kautta.

– Meillä on kaikki turvallisuuteen liittyvät toiminnot samassa järjestelmässä, joten enää ei tarvita useita erillisiä ohjelmistoja, Raaska perustelee.

Sujuvaa turvallisuuskriittisen osaamisen hallintaa

Laatu- ja turvallisuuskriittisen osaamisen hallinta, eli henkilöiden pätevyydet ja luvitukset ovat keskeisessä roolissa turvallisessa teollisessa toimintakulttuurissa. Esimerkiksi prosessiteollisuuden prosesseja on ajamassa satoja työntekijöitä useissa eri työvuoroissa. Eri ajopaikoissa vaaditaan tietynlaista osaamista ja pätevyyttä, että toiminta olisi turvallista. Ilman toimivia työkaluja tällaisen kokonaisuuden hallinta voi olla työnjohtajalle hyvin haastava toimintaympäristö, jossa voi tahtomattaan tulla tehneeksi kohtalokkaita ylilyöntejä.

– Mistä työnjohtaja löytää oikeilla luvituksilla ja pätevyyksillä varustetun korvaajan, jos varsinainen tekijä on estynyt. Meillä on tähän toimiva ratkaisu, Raaska lupaa.

Rego HSEQ:n laatu- ja turvallisuuskriittisen osaamisen hallinta tarjoaa selkeän tilannekuvan työnjohdolle ja hallinnolle.

– Järjestelmäämme kirjataan eri työtehtävien vaatimat osaamiset. Esim. pumppuasema A:n hoitajalla täytyy olla tietyt asiat hallinnassa. Sinne määritellään tehtävät, katsotaan sopivat tekijät ja heidän osaamisensa. Järjestelmään on mahdollista määritellä myös koulutusohjelmia, jotka on opiskeltava ja kuitattava tehdyiksi. Sinne voidaan määritellä myös tarvittavat työnohjaukset sekä loppukoe, jotta henkilö olisi riittävän pätevä työskentelemään tietyssä työtehtävässä itsenäisesti.

Raaskan mukaan perehdyttämisellä on tässä olennainen rooli.

– Kun henkilö tulee yritykseen, katsotaan ensin hänelle sopivat työtehtävä, selvitetään kyseisessä työssä tarvittavat pätevyydet ja työn vaatimukset. Kun nämä työn vaatimusten mukaiset osiot on saatu suoritettua, järjestelmässä syttyy vihreä valo, jolloin henkilö voidaan paikoittaa turvallisesti mainittuun työtehtävään.

Nämä asiat eivät ole yrityksissä useinkaan kovin täsmällisesti hoidossa. Henkilöitä koskevat pätevyys- ja perehdytystiedot ovat tyypillisesti Excel-tiedostoissa ja HR-järjestelmän uumenissa, mutta eivät kuitenkaan ajopaikoilla operoivan työnjohdon käytettävissä.

– Mitä siis tehdä, kun yövuorosta puuttuu kolme tekijää. Mistä löydetään sopivat henkilöt, joilla on riittävästi kompetenssia ja tarvittavat luvat hoitaa kyseinen työtehtävä. Ilman täsmällistä järjestelmää, tätä ei voi tehdä kovin järjestelmällisesti, jolloin onnettomuusriskit kasvavat, Raaska pohtii.

Jotta työn tekeminen olisi turvallista ja tehokasta, on tärkeää että prosessin tehtävistä vastaavat juuri oikealla osaamistasolla varustetut henkilöt.

– Järjestelmämme kautta saadaan luotua kompetenssipohjainen työvuoro-ohjaus. Perustetaan työntekijöiden paikoittaminen heidän työkokemuksensa ja osaamisensa pohjalta. Tällä saavutetaan perehdyttämisen ja osaamisen tasalaatuisuus sekä systemaattisuus, koska ohjelma on vakioitu.

Mm. Nesteen Suomen ja Singaporen jalostamot käyttävät tätä samaa järjestelmää.

Työtapaturmien todennäköisyyttä on mahdollista pienentää

Osaamisiin ja pätevyyksiin liittyy myös regulaatiota, johon liittyvät viranomaismääräykset, työturvakortit, osaamiset sekä pätevyydet. Nämä on pystyttävä raportoimaan viranomaisille.

– Yksikin työtapaturma maksaa organisaatiolle todella paljon, jonka lisäksi on pahimmassa tapauksessa vaara kovista sanktioista työnjohdolle, Raaska maalaa kuvaa tilanteesta, jos pahin mahdollinen tapahtuu.

Rego HSEQ:lla voidaan suojata näin ollen myös organisaatiota, koska sen kautta varmistetaan, että mikäli jotain sattuisi, kaikki tarvittavat lakisääteiset velvoitteet kunnossa ja dokumentaatiot sekä kuittaukset ovat heti löydettävissä Regosta. Organisaatio voi tätä kautta osoittaa, että kaikki mahdolliset toimenpiteet onnettomuuden ehkäisemiseksi oli tehty.

Henkilövahingot tulevat yritykselle erittäin hintaviksi, puhumattakaan vahinkojen inhimillisestä puolesta. Työtapaturmien aiheuttamat vuosikustannukset Suomessa ovat Raaskan mukaan satoja miljoonia euroja.

Auditointiprosessit helpottuvat merkittävästi

Yrityksillä on laatujärjestelmiä, joita ilman tuotteita ei ole mahdollista myydä. Laatujärjestelmä velvoittaa yrityksen tekemään riskienhallintaa, johon liittyy pätevyyksien hallintaa sekä turvallisuushavainnointia. Miten näitä laatuun liittyviä asioita sitten hallitaan käytännössä, onko yrityksellä siihen tarvittavat työkalut.

– Meidän järjestelmän kaltaisten ratkaisuiden osalta voidaan ajatella, että ilman tällaistakin pärjätään, mutta mahdollisten toiminnan laatupoikkeamien huono hallinta voikin nopeasti maksaa aika paljonkin. Järjestelmä auttaa myös normaaliarjessa, tuoden huomattavia kustannussäästöjä prosessin parantuessa, jolloin kustannukset muuttuvatkin yllättäen tuloksi, Raaska mainitsee.

Sertifikaatit edellyttävät sisäisiä auditointeja, koska laatujärjestelmää täytyy myös valvoa. Sertifikaatin uusimisen yhteydessä tulee ulkoinen auditointi, jolloin Regon kaltainen järjestelmä helpottaa asioita huomattavasti.

– Kun kaikki raportit ja tiedot löytyvät helposti yhdestä järjestelmästä, ulkoinen auditointi ei aiheuta tuskaa. Jos taas asiat eivät ole kunnossa ja tiedot on kaivettava erikseen manuaalisesti, tilanne voi olla toinen, Raaska naurahtaa.

www.qreform.com/rego

Puhelin 010 324 5390

[email protected]