SaaS-palveluna tarjottava Sofia™-asiakastietojärjestelmä vastaa laajasti sosiaalihuollon tarpeisiin, päivittyen jatkuvasti yhä monipuolisemmaksi työkaluksi alan ammattilaisille. Sofia™-asiakastietojärjestelmän kehittämiseen ja ylläpitoon keskittynyt Netproce haluaa, että Sofia on kaikilta osin paras vaihtoehto sosiaalihuollon tarpeisiin.

Sofia on Kanta-arkistoon yhteensopiva järjestelmä. Järjestelmästä löytyy paljon edistyksellisiä ja työtä helpottavia toimintoja, kuten sähköisen palautteen keruu loppuasiakkailta. Sähköinen palaute mahdollistaa mm. vaikuttavuusdatan tarkastelun.

Laskutustoiminnallisuuksien osalta Sofia lupaa olla markkinoiden paras ratkaisu, erityisesti monipuolisuutensa sekä tilaajatahon määrityksiin vastaavuutensa ansiosta.

Sofia-asiakastietojärjestelmä on myös kytkettävissä jouhevasti erilaisiin taloushallinnon järjestelmiin. Järjestelmän yksi tärkeimmistä ominaisuuksista on kuitenkin rakenteinen kirjaaminen, joka on Netprocen mukaan jo asiakasorganisaatioilla päivittäisessä käytössä.

– Terveydenhuollon puolella Kanta-yhteensopivia potilastietojärjestelmiä on ollut tarjolla jo pitkään, mutta Sofia on sosiaalihuollon puolelle tehty Kanta-yhteensopiva asiakastietojärjestelmä. Olemme liittyneet sosiaalihuollon Kanta-arkistoon jo vuonna 2018, jolloin teimme ensimmäisen vaiheen toiminnot ja vuonna 2021 teimme toisen vaiheen toiminnot. Nyt uusi asiakastietolaki asettaa tiettyjä vaatimuksia järjestelmien ominaisuuksien osalta ja 1.9.2024 on takaraja, jolloin sosiaalihuollon palveluita tuottavien organisaatioiden täytyy olla liittyneinä sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Sofia-asiakastietojärjestelmä on tämän osalta yhteensopiva, Netprocen toimitusjohtaja Tuomo Lesonen toteaa.

Sofia on rakennettu Lesosen mukaan hieman muita asiakastietojärjestelmiä geneerisemmin.

– Sofiasta löytyy eri toimialoille tehtyjä ominaisuuksia, joten erilaisia palveluita tarjoavilla organisaatioilla on mahdollista käyttää kaikkia tarvitsemiaan toiminnallisuuksia joustavasti yhdessä järjestelmässä.

Vaikuttavuusdataa loppuasiakkailta

Sofia-asiakastietojärjestelmässä on pitkälle viety toiminto, jonka avulla saadaan kerättyä palautetta sosiaalipalveluiden asiakkailta.

– Palvelua tuottava organisaatio pystyy keräämään palautetta omilta asiakkailtaan ja sidosryhmiltään. Sähköinen palaute voidaan antaa vaikkapa matkapuhelimen välityksellä. Esimerkiksi sosiaalihuollon loppuasiakas voi omalla puhelimellaan vastata kyselyyn, jonka palveluntuottaja on hänelle toimittanut. Kerätyn palautteen avulla palveluntuottaja voi selvittää, kuinka heidän antamansa palvelu on vaikuttanut loppuasikkaan tilanteeseen.

Lesonen lisää, että toiminto mahdollistaa paljon muutakin.

– Kerätty tieto mahdollistaa, että tilannetta voidaan katsoa palveluyksikön sisällä, koko organisaation tasolla ja jossakin vaiheessa tarkastelua voidaan tehdä kansallisellakin tasolla, kunhan tietoa on saatu kerättyä tarpeeksi. Palautteen kautta nähdään, miten eri sosiaalihuollon palvelut ovat vaikuttaneet loppuasiakkaan selviämiseen tilanteestaan ja miten hänen elämänsä osa-alueet ovat kehittyneet prosessin aikana.

Netprocen asiakkuusvastaava Antti Saarimaa lisää, että koska loppuasiakaskysely lähetetään suoraan Sofiasta, käytettävissä on myös asiakastiedon taustamuuttujat, jolloin asiakas voi vastata kyselyyn ilman taustatietojen täyttämistä. Näin kyselyyn vastaamisen kynnys madaltuu.

– Erityisesti ylätason raportoinnissa voidaan hakea eri tyyppisiä segmenttejä, kuten vaikkapa 16–19-vuotiaat miehet, kuinka he ovat kokeneet palvelun vaikuttavuuden. Tai sitten voidaan tuoda lisätarkkuutta hakuun, mitä kautta helsinkiläiset kyseisen segmentin loppuasiakkaat ovat hakeutuneet palveluun. Tätä Sofian toiminnallisuutta on arvostettu todella korkealle.

Edistyksellinen laskutustoiminnallisuus tuo säästöä

– Tällä toimialalla palvelun tilaajatahot määrittelevät aika tarkkaan laskutussääntöjä, eli millä ehdoilla palveluntuottajat voivat tuottamistaan palveluistaan laskuttaa.

Tunnistimme muutama vuosi sitten, että tässä oli selkeästi yksi parannuksen kohde, joten teimme koko sen toiminnallisuuden täysin uudestaan. Kokemuksesta voin sanoa, että käytössä olevista sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmistä meidän laskutustoiminnallisuus on tällä hetkellä markkinoiden paras, juuri monipuolisuudessaan ja vastaavuudessaan tilaajatahojen määrityksiin, Saarimaa vakuuttaa.

Toiminnallisuus mahdollistaa läsnä- ja poissaolojen laskuttamista eri ehdoilla. Ohjelmassa voidaan myös laskuttaa tapahtumaperusteisesti ja uusimpana ominaisuutena sitä kautta voidaan maksaa myös korvauksia tehdystä työstä sidosryhmille ja työntekijöille.

– Tämän kaltaisten laskutusrutiinien automatisoinnilla saadaan helposti kustannussäästöjä.

Sofiasta löytyy myös kytkennät erilaisiin taloushallinnon järjestelmiin. Netprocen järjestelmät konfiguroidaan asiakaskohtaisesti, että ne vastaisivat kunkin toimijan tarpeisiin mahdollisimman täsmällisesti.

– Palvelun kehitys on hyvin vahvasti fokuksessa, silloin kun keskustelemme meidän asiakkaiden kanssa ja ylläpidämme asiakassuhdetta, Saarimaa toteaa.

Tästä yhtenä esimerkkinä toimii maanlaajuisen perhepalveluja tuottavan asiakasorganisaation kanssa yhdessä tunnistettu tarve, johon haettiin ratkaisu. Kyseessä oli matalankynnyksen ajanvarauspalvelu.

– Nyt Sofiasta voidaan suoraan avata työntekijöiden palveluaikoja, joita loppuasiakkaat pystyvät netin välityksellä käydä varaamassa. Lisäksi näytettävissä vapaissa ajoissa voidaan huomioida kalenteri-integraatioiden kautta jo olemassa olevat kalenterivaraukset, Saarimaa esittelee.

Rakenteinen kirjaaminen

– Tällä hetkellä yksi Sofian ajankohtaisimmista ominaisuuksista on rakenteinen kirjaaminen. Suomessa on tehty paljon töitä sen eteen, että sosiaalihuollon kirjaamista saataisiin yhdenmukaistettua. On pidetty erilaisia kansakouluhankkeita, joiden kautta työntekijöitä on koulutettu. Asiaa ovat olleet edistämässä mm. THL ja Kela. Kansallisen määrittelyn ansiosta, asiat kirjataan jatkossa samalla tavalla, riippumatta järjestelmästä, Lesonen kertoo.

Netproce on tuonut ominaisuuden osana Kanta-integraatiota. Rakenteiset asiakirjat voidaan täyttää ja arkistoida Kanta-palveluun Sofia-järjestelmän kautta.

– Ominaisuus on Kelan kanssa yhteistestattu ja tähän liittyen meillä on menossa yksi pilottiprojekti THL:n ja Kelan sekä turvakotipalveluita tuottavien organisaatioiden kanssa. Tässä testataan THL:n ja Kelan kanssa uutta ominaisuutta Kanta-palvelussa, joka on nimeltään laaja rekisterinkäyttöoikeus. Turvakodit pystyvät arkistoimaan näitä asiakkaiden tietoja suoraan THL:n arkistoon ja myös lukemaan niitä sieltä. Siinä tullaan testamaan toistakymmentä rakenteista asiakirjamallia. THL ja Kela saavat sitä kautta arvokasta tietoa, miten heidän tekemät määrittelyt ja tekniset ratkaisut toimivat käytännössä. Osallistumme tähän meidän asiakkaiden kanssa yhteistyössä.

Lesonen toteaa, että rakenteisten asiakirjojen käyttöönotto on Sofiassa jo pitkällä.

– Näitä rakenteisia asiakirjamalleja on jo asiakkailla käytössä ja uusia kansallisesti määriteltyjä asiakirjamalleja voidaan lisätä jatkossa hyvin helposti, joka on asiakkaillemme kustannustehokasta ja antaa käyttöön aina uusimmat työkalut.

Suoraviivainen käyttöönottoprosessi

Saarimaa kertoo, että Sofian käyttöönotto on toimialan vaatimusten mukaisesti hiottu aika napakaksi paketiksi.

– Toimenpiteet tarkoittavat minimissään sitä, että pidämme asiakkaan kanssa ns. määrittelytyöpajan, jossa käydään läpi heidän palvelutuotantonsa, eli mitä he tekevät, miten ja miksi, sen jälkeen ympäristö pystytetään heille toimintaan. Kolmantena vaiheena suoritetaan käyttöönottokoulutus järjestelmän käyttäjille.

Saarimaan mukaan käyttöönotto vaatii asiakkaan tarpeiden mukaista konfigurointia.

– Kokemus on osoittanut, että konfiguroinnin ansiosta Sofia vastaa paremmin asiakkaan tarpeisiin, ja lopputuloksena asiakkaalla on käytössään ne työkalut, mitä asiakas tarvitsee. Järjestelmä tarjoilee hyvin yksiselitteiset näkymät, jolloin ne ovat myös helppokäyttöisiä. Tämä on yksi tärkeimpiä Sofia-asiakastietojärjestelmän ominaisuuksia.

Netproce yrityksenä

Tampereella toimiva Netproce on perustettu vuonna 2006, ja yritys keskittyy Sofia-asiakastietojärjestelmän kehittämiseen. Netproce on täysin kotimainen ja työntekijöidensä omistama yritys.

– Kasvua tulee vuosittain kohtuullisen hallitusti, joka kuvastaa meidän toiminta- ja ajattelutapaa. Haluamme olla turvallinen toimija omassa segmentissämme. Valtaosa asiakkuuksistamme on kestänyt yli 10 vuotta, Saarimaa toteaa loppuun.

asiakastietojärjestelmä.fi

010 508 2610

[email protected]