Tuleva Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto (Kanta-arkisto) on tärkeä työkalu sosiaalihuollon ammattilaisille. Jatkossa kaikki sosiaalihuollon asiakirjat tullaan tallentamaan Kanta-arkistoon. Tiedon erillinen lähettäminen palvelunjärjestäjälle poistuu, ja asiakkaan tieto on saatavilla reaaliajassa.

Sosiaali- ja terveysalan johtava ohjelmistoyritys Fastroi Oy on tehnyt kehittämistyötä Kanta-arkistoon siirtymistä varten jo pitkään. Fastroin suosittuja ja arvostettuja ohjelmistoja ovat sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä Nappula™ sekä kotihoidon ja asumispalveluiden toiminnanohjausjärjestelmä Hilkka™.

– Luotsaamme asiakkaita kohti uudistusta vähitellen siten, että heille ei tapahdu mitään yhtäkkistä mullistusta, jossa kaikki muuttuu yhdessä yössä, vaan määrätietoisesti pala kerrallaan viemme järjestelmää kohti Kanta-maailmaa, kuvailee toimitusjohtaja Mika Sipilä.

Uudenlainen ajattelutapa

Ohjelmiston käyttäjän näkökulmasta suuri muutos on siinä, että siirrytään määrämuotoiseen ja rakenteiseen kirjaamiseen, joka on yhtenäinen koko maassa.

– Parhaillaan luomme juuri sitä, miltä kirjaaminen näyttää käyttäjälle. Asiakirjarakenteet ja metatiedon raamit alkavat olla selvillä, ja nyt kehitämme ominaisuuksia, joilla järjestelmä täyttää mahdollisimman paljon kuhunkin kirjaamiseen liittyviä taustatietoja valmiiksi. Tällöin käyttäjän ei tarvitsee kirjata jokaista kirjaukseen liittyvää metatietoa käsin. Ohjelmisto siis ymmärtää kirjaamisen pakolliset pohjatiedot ja täyttää ne valmiiksi. Tällä yritetään välttää yhden tiedon kirjaamisen kuluvan ajan moninkertaistuminen, Sipilä kertoo.

– Uudenlaisen käytännön ja ajattelutavan oppiminen on palveluita tarjoavissa organisaatioissa iso asia. Täytyy oivaltaa palvelutehtävän käsite. Kun tietoja ensi syksystä lähtien kirjataan, se tapahtuu palvelutehtävittäin ja yksi henkilö voi olla usean palvelutehtävän asiakkaana. Kirjaajan on tiedettävä, mitä palvelutehtävää on suorittamassa. Tässä ohjelmistomme auttaa, jotta asiat menevät oikein.

– Sekin on kirjausta tehdessä muistettava, että kirjattu tieto näkyy monelle taholle samaan tapaan kuin terveyskirjaukset OmaKannassa nykyisin.

Tärkeä päivämäärä 1.9.2024

Julkisten sekä yksityisten palvelunantajien, jotka tuottavat palveluita julkisen sosiaalihuollon lukuun on liityttävä Kantaan 1.9.2024 mennessä. Mika Sipilä on tyytyväinen siihen, kuinka Fastroin asiakaskentällä on reagoitu Kanta-arkistoon siirtymiseen.

– Asiakkaat ovat havahtuneet siihen, että syyskuun -24 alussa pitää olla asioita valmiina, joten mitäs tämä nyt käytännössä tarkoittaakaan. Jotkut ovat edenneet pidemmälle, toiset ovat suunnitteluvaiheessa ja osa lähtötelineissä. Sinänsä ei vielä ole huolta, kaikki ehtivät vielä mukaan, kun vain tomerasti lähtee liikkeelle.

Fastroi toimii samassa rytmissä ja sykkeessä asiakkaidensa kanssa. Mika Sipilän mukaan ensi vuoden alkupuolella asiakkaat voivat nähdä, miltä rakenteiset lomakkeet konkreettisesti näyttävät.

– Toki tämä on meille iso kehitystyö, mutta suurempi työ on asiakkaalla omassa organisaatiossaan luoda perusteet ja saada käytännöt rullaamaan. Kaikki alkaa yhteistyöstä palvelujärjestäjän kanssa luvitusasioissa ja viranomaisteknisen puolen hoitamisesta kuntoon OID-yksilöintitunnuksineen ym. Sen jälkeen tulee sisäistä käyttöoikeuksien määrittelyä, tietoturvaa, toimikorttia ja kortinlukijaa.

– Kaikkeen tähän asiakkaamme kannattaa varata aikaa arviomme mukaan noin puoli vuotta, joten liittymisprojekti olisi hyvä aloittaa alkuvuodesta 2024.

Vähemmän päällekkäistä työtä, enemmän aikaa hoivalle

Kanta-arkistoon siirtymisessä on oma hetkellinen vaivansa, mutta Mika Sipilä näkee muutoksen hyvänä asiana.

– Se vähentää tarvetta integroitua palvelujärjestäjien järjestelmiin, pelkkä Kanta riittää. Jokainen Kantaan liittyvä järjestelmä auditoidaan ja sertifioidaan, mikä tuo laatua ja turvallisuutta alan ohjelmistoihin.

– Nykyisin moni palvelutuottaja joutuu käyttämään myös kunnan tai hyvinvointialueiden järjestelmiä, mikä tarkoittaa tuplatyötä kirjausten osalta.

– Toivomme, että Kanta-uudistuksesta saadaan täysi hyöty: säästetään kustannuksissa ja ennen kaikkea pystytään paremmin keskittymään olennaiseen eli hoivatyöhön, Sipilä painottaa.

Käytön sujuvuus säilyy

Kanta-arkistoinnin tulosta huolimatta Fastroin ohjelmistotuotteissa säilyy tuttu, sujuva käyttölogiikka.

– Lisää kenttiä tulee, mutta toimintatapa ei muutu täysin uudeksi. Haluamme säilyttää tuotteissamme hyviksi havaitut, tehokkaat tavat tehdä asioita.

– Käyttölogiikasta olemme saaneet paljon kiitoksia. Käyttäjien mukaan ohjelmistot ovat yksinkertaisia ja selkeitä, eikä tarvitse pomppia kohdasta toiseen, jotta saa asian tehtyä. Tämä tuo tehokkuutta ja antaa enemmän aikaa hoivaan.

– Hilkkaan™ tulee uusi mobiilisovellus, jonka ulkoasua on päivitetty vastamaamaan tämän päivän käyttötottumuksia, mutta loogisuus on ennallaan. Nappulaan™ olemme juuri tehneet uuden mobiilikäyttöliittymän samalla periaatteella, kertoo Mika Sipilä.

Fastroin asiakastyytyväisyys on edelleen korkealla tasolla. Loppuvuonna 2023 tehdyssä asiakastyytyväisyyskyselyssä 96,3 % vastanneista oli erittäin tai melko tyytyväisiä Nappulaan™ ja 92,4 % Hilkkaan™.

Peruskivinä asiakkaan ja henkilöstön tyytyväisyys

Mika Sipilä aloitti 20-vuotisjuhlavuottaan viettävän Fastroi Oy:n toimitusjohtajana 1.5.2023. Hän toteaa, että tärkeintä on asiakkaiden ja oman henkilöstön tyytyväisyys.

– Niiden hyväksi tässä päivittäin tehdään käytännön asioita. Kun sekä asiakas että työntekijä ovat tyytyväisiä, kaikki muu hyvä tulee yleensä perässä.

– Asiakastyytyväisyyskyselyiden tulokset osoittavat, että teemme asioita oikein. Vahvaa osaamistamme puolestaan kuvastaa, että Fastroin henkilöitä on siirtynyt emoyhtiö myneva Groupin organisaatioon.

Fastroi on ollut maaliskuusta 2022 lähtien osa saksalaista myneva-konsernia, joka on Euroopan suurimpia sote-ratkaisujen toimittajia.

– Olemme saaneet Groupin sisäisiä toimintatapoja ja sisäistä yhteistyötämme hiottua viimeisen vuoden ajan ja nyt ne ovat jo hyvällä tasolla. Yritämme tuoda kotimaan asiakkaillemme tietoa muutoksista Keski-Euroopan sotekentässä ja vastaavasti viemme täältä tietoa meidän kuulumisistamme.

Mika Sipilän mukaan pesti toimitusjohtajana on lähtenyt suotuisasti liikkeelle, ja mikäpä on ollut lähtiessä, kun on osaava tiimi tukena ja Sipilällä itselläänkin pitkä Fastroi-kokemus.

– Totta kai uusia asioita tulee eteen joka päivä, ja niistä otan oppia. On ollut todella mielenkiintoista ja inspiroivaa tekemistä. Kaupallisesti vuosi on mennyt hyvin, pysymme markkinassa jykevästi ja vahvistamme markkina-asemaamme koko ajan. Se on meille tärkeä asia

fastroi.com

[email protected]

Facebook | LinkedIn | X