Ajopäiväkirjatieto on verottajan vaatimus jokaiselle yrityksen ajoneuvolle. Yrityksellä on oltava data jokaisesta reitistä. Tiedoista on löydyttävä ajon aloitus- ja lopetusosoite, matkamittarilukema, kilometrit sekä kuljettajan nimi. GSGroup Finlandin tarjoama palvelu mahdollistaa näiden tietojen automaattisen keräämiseen, joiden lisäksi järjestelmästä saadaan paljon muutakin hyödyllistä dataa, kuten ajoneuvojen käyttöasteet sekä vastuullisuusraportointi (CO2-päästöraportointi).

Riihimäen Vesi on ottanut käyttöön GSGroup Finlandin Paikannin.com -kalustonhallintajärjestelmän sekä automaattisen kuljettajan tunnistautumisen. Riihimäen Vedellä jää tätä kautta enemmän aikaa tehokkaaseen työskentelyyn, kun osa asioista saadaan automatisoitua. Riihimäen Veden kalusto koostuu tällä hetkellä 11 ajoneuvosta.

– Yrityksen ajoneuvokalustolla ei saa ajaa yksityisajoa verovapaasti, joten siitä on pidettävä kirjaa verottajalle. Aiemmin autoissamme oli manuaaliset ajopäiväkirjat ja sen jälkeen käytimme myös erästä toista järjestelmää, jonka me nyt vaihdoimme paikannin.com-järjestelmään, vesihuoltojohtaja Jarmo Rämö kertoo.

Riihimäen Vesi on käyttänyt paikannin.com -järjestelmää vasta muutaman kuukauden, mutta tähän mennessä järjestelmä on Rämön mukaan toiminut lupausten mukaisesti ja palvelee yhtiön tarpeita hyvin.

Kuljettajan automaattinen tunnistautuminen

– Riittää että kuljettajalla on mukanaan henkilökohtainen tunnistinlätkä, jonka järjestelmä tunnistaa automaattisesti. Toiminnon ansiosta voidaan välttyä mahdollisilta unohduksilta kirjausten suhteen, Rämö kertoo.

Riihimäen Veden muutamalla toimihenkilöllä on näkymä ajopäiväkirjatietoihin, joiden kautta nähdään ajoneuvot, ajetut reitit sekä kuljettajat.

– Toki tämä mahdollistaisi monenlaista seurantaa, mutta meillä tämän järjestelmän ainoa käyttötarkoitus on sähköisen ajopäiväkirjan ylläpito. Työntekijöiden seuraamista tällä ei tehdä, Rämö vakuuttaa.

Rämö myöntää, että mikäli väärinkäytöksiä huomattaisiin, voitaisiin järjestelmään hyödyntää asian todentamisessa. Tätä kautta järjestelmä myös ennaltaehkäisee ajoneuvojen väärinkäytöksiä.

Järjestelmä säilyttää ajopäiväkirjojen tiedot

Ajopäiväkirjan tiedot säilyvät järjestelmässä, mikäli verottajan niiden perään jossakin kohtaa kyselisi.

– Järjestelmän vaihdos tapahtui todella helposti. Aiempi järjestelmätoimittaja toimitti meille tiedot tiedostona, joka tallennettiin meidän omalle palvelimelle. Uusien laitteiden asentaminen onnistui yhden päivän aikana kaikkiin ajoneuvoihin, Rämö mainitsee.

Riihimäen Vesi päätyi GSGroup Finlandin järjestelmään siitä saadun positiivisen palautteen kautta.

– Tuotteessa on hyvä hinta-laatusuhde. Meidänkin kustannukset putosivat ja saimme tätä kautta meille riittävän palvelun, Rämö toteaa.

Riihimäen Vesi on Riihimäen kaupungin liikelaitos ja osa kaupunkikonsernia. Liikelaitoksen perustehtävä on huolehtia kaupungin vesihuollosta.

www.paikannin.com

www.riihimaenvesi.fi